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Emails schreiben mit Outlook (Minikurs)

In diesem Minikurs lernen Sie kurz und knackig, wie Sie mit Microsoft Outlook Emails schreiben.

CC und BCC freischalten

Wenn Sie in Outlook eine neue leere Email öffnen, dann sehen Sie normalerweise nur das Feld AN und CC. Mit Klick auf links oben „Neue E-mail“ können Sie zusätzlich das Bcc Feld einschalten. Wenn Sie die neue leere Emailmaske sehen, dann klicken Sie in diesem neuen Fenster auf das Register „Optionen“ und dann klicken Sie auf „Bcc“. Dann erscheint auch das BCC Feld. Siehe hier:

Was für einen Effekt haben nun die einzelnen Felder An, Cc, Bcc?

Alle Empfänger in „An“ und „Cc“ (engl. für Carbon Copy = Kopie/Durchschlag) können immer gesehen werden. Die Empfänger in „Bcc“ (engl. für Blind Carbon Copy = Blindkopie) sehen sich gegenseitig nicht und können auch von den anderen nicht gesehen werden. Im Beispiel links heißt das dann:

Alex (AN) sieht Bernd (CC)
Bernd (CC) sieht Alex (AN)
Claudia (BCC) sieht Alex (AN) und Bernd (CC)
Alex (AN) und Bernd (CC) sehen Claudia (BCC) nicht

🤯

Alle Adressen in AN und CC sind immer für alle öffentlich sichtbar. Die Adressen in BCC sind versteckt. Wenn ich also nicht will, dass jemand weiß, wer noch alles die Email bekommt, dann setze ich alle Empfänger in „Bcc“. Hier ein konkretes Beispiel:

In dieser Variante denkt jeder der Empfänger, dass sie eine separate Email bekommen haben. Keiner sieht die Adressen der anderen.

Wenn Sie also Neuigkeiten an Ihre Kunden senden wollen, dann setzen Sie alle Ihre Kunden in „Bcc“ und lassen „An“ und „Cc“ einfach leer.

Wie Sie Emails mit Anhängen versenden

Wir können in unseren Emails auch immer noch etwas mitschicken. Das nennt sich dann ein “Anhang”.

Um in Ihre Email einen Anhang einzufügen, müssen Sie im Register „Nachricht“ sein. Dann klicken Sie auf die Büroklammer.

Beim Klick auf “Datei anfügen” klappt sich diese Liste auf

Hinweis: Es klappt sich eine Liste mit den zuletzt verwendeten/gespeicherten Dateien auf. Das hilft Ihnen, eine kürzlich geöffnete Datei direkt mit einem weiteren Klick anzuhängen.

Wenn die Datei, die Sie anhängen wollen, aber nicht dabei ist, müssen Sie ganz unten in der Liste auf „Diesen PC durchsuchen“ klicken. Dann öffnet sich ein neues Fenster, wie hier gezeigt:

Jetzt suchen Sie nach der Datei, die Sie anhängen wollen

Wenn Ihr Dokument beispielsweise im Ordner „Dokumente“ ist, klicken Sie links auf „Dokumente“ und machen Sie einen Doppelklick auf die Datei, die Sie anhängen wollen. Jetzt erscheint sie in der Email:

Ihr Anhang erscheint unter dem Feld “Betreff”

Gut gemacht! Wir haben jetzt eine Email mit Anhang geschrieben, die an 3 Empfänger gesendet wird, die nicht voneinander wissen. Jetzt müssen wir nur noch auf “Senden” klicken!